Mengubah authors ms word

Menguasai Informasi Dokumen: Panduan Lengkap Mengubah Penulis di Microsoft Word

Microsoft Word, sebagai alat pengolah kata terkemuka, tidak hanya berfungsi untuk membuat dan mengedit teks, tetapi juga menyimpan metadata penting tentang dokumen Anda. Salah satu metadata yang paling sering dijumpai adalah informasi penulis. Informasi ini seringkali terintegrasi secara otomatis berdasarkan pengaturan akun Microsoft Anda saat dokumen pertama kali dibuat. Namun, ada kalanya Anda perlu mengubahnya – entah karena dokumen dibuat oleh orang lain, dikerjakan oleh tim, atau sekadar ingin memperbarui detailnya.

Mengubah penulis di Microsoft Word mungkin terdengar sederhana, tetapi bagi sebagian pengguna, letak fitur ini bisa sedikit tersembunyi. Artikel ini akan memandu Anda secara mendalam melalui berbagai metode untuk mengubah informasi penulis di dokumen Word, menjelaskan mengapa hal ini penting, dan memberikan tips praktis untuk mengelolanya.

Mengapa Penting Mengubah Informasi Penulis?

Sebelum kita masuk ke cara melakukannya, mari kita pahami mengapa mengubah informasi penulis itu penting:

1. Akurasi dan Kepemilikan: Dokumen seringkali memiliki penulis asli atau kontributor utama. Memastikan informasi penulis akurat mencerminkan siapa yang bertanggung jawab atas konten tersebut adalah hal fundamental, terutama dalam lingkungan profesional, akademis, atau kolaboratif.

2. Kolaborasi Tim: Ketika sebuah dokumen dikerjakan oleh tim, informasi penulis awal yang terintegrasi mungkin hanya mencerminkan akun pengguna pertama yang membuka file tersebut. Mengubahnya memungkinkan representasi yang lebih adil dari kontribusi tim.

3. Privasi dan Keamanan: Terkadang, Anda mungkin tidak ingin informasi pribadi Anda (seperti nama akun email) terlihat secara publik dalam properti dokumen, terutama jika dokumen tersebut akan dibagikan secara luas.

4. Standar Perusahaan/Organisasi: Banyak organisasi memiliki standar dokumentasi yang mengharuskan pencantuman penulis yang benar, terutama untuk laporan, proposal, atau materi resmi lainnya.

5. Pelacakan Revisi dan Riwayat: Meskipun Word memiliki fitur pelacakan revisi yang lebih canggih, informasi penulis di properti dokumen tetap menjadi referensi dasar untuk mengidentifikasi pembuat awal.

Di Mana Informasi Penulis Disimpan?

Informasi penulis di Microsoft Word umumnya disimpan dalam Properti Dokumen. Properti ini adalah metadata yang melekat pada file Word Anda dan dapat diakses melalui menu "Info" atau "File". Properti ini mencakup berbagai detail seperti judul, subjek, kata kunci, dan tentu saja, penulis.

Secara default, Microsoft Word mengambil nama penulis dari informasi yang terkait dengan akun Microsoft Anda. Jika Anda menggunakan akun Microsoft untuk masuk ke aplikasi Office, nama yang terdaftar di sana biasanya akan menjadi nama penulis awal.

Metode Mengubah Penulis di Microsoft Word

Ada beberapa cara untuk mengubah informasi penulis di dokumen Word, tergantung pada versi Word yang Anda gunakan dan seberapa mendalam Anda ingin mengubahnya. Mari kita bahas metode-metode ini satu per satu.

Metode 1: Melalui Properti Dokumen (Cara Paling Umum)

Ini adalah metode paling langsung dan umum untuk mengubah nama penulis yang ditampilkan di properti dokumen.

Langkah-langkah untuk Versi Word Modern (Microsoft 365, Word 2019, 2016, 2013):

1. Buka Dokumen Word Anda: Mulai dengan membuka file dokumen yang ingin Anda ubah informasi penulisnya.
2. Akses Tab "File": Klik tab "File" di sudut kiri atas jendela Word.
3. Pilih "Info": Di menu sebelah kiri, pilih opsi "Info".
4. Temukan Bagian "Properti": Di panel "Info" yang muncul di sebelah kanan, Anda akan melihat berbagai bagian, termasuk "Properti".
5. Klik "Tampilkan Semua Properti": Di bawah bagian "Properti", klik tombol "Tampilkan Semua Properti". Ini akan membuka jendela "Properti Dokumen".
6. Pilih Tab "Ringkasan": Dalam jendela "Properti Dokumen", navigasikan ke tab "Ringkasan" (Summary).
7. Ubah Bidang "Penulis": Anda akan melihat beberapa bidang input teks, salah satunya adalah "Penulis" (Author). Hapus nama yang ada di bidang ini dan ketikkan nama penulis baru yang Anda inginkan.
8. Tambahkan Penulis Lain (Opsional): Jika Anda ingin menambahkan penulis lain, Anda bisa melakukannya di bidang "Perusahaan" (Company) atau menggunakan bidang "Komentar" (Comments) untuk mencatat kontributor tambahan. Namun, bidang "Penulis" biasanya hanya menampung satu nama utama secara default.
9. Klik "OK": Setelah selesai mengubah nama penulis, klik tombol "OK" untuk menyimpan perubahan pada properti dokumen.
10. Simpan Dokumen: Sangat penting untuk menyimpan dokumen Anda setelah mengubah properti agar perubahan tersebut permanen. Klik "File" > "Simpan" atau tekan Ctrl + S.

Mengapa Ini Penting: Perubahan yang Anda buat di sini akan memperbarui metadata dokumen yang dapat dilihat oleh siapa saja yang memeriksa properti file Word Anda.

Metode 2: Mengubah Pengaturan Akun Microsoft (Pengaruh pada Dokumen Baru)

Metode ini lebih berfokus pada mengubah nama penulis default untuk dokumen baru yang akan Anda buat di masa mendatang, serta mungkin memengaruhi dokumen yang ada jika belum diubah secara manual.

Langkah-langkah:

1. Akses Pengaturan Akun Word: Buka aplikasi Microsoft Word. Klik tab "File" > "Akun".
2. Perbarui Informasi Pengguna: Di bagian "Info Produk" atau "Pengaturan Akun", Anda akan melihat informasi profil Anda, termasuk nama dan gambar profil. Periksa apakah ada opsi untuk mengedit nama pengguna atau informasi profil Anda. Nama yang ditampilkan di sini seringkali yang akan digunakan Word sebagai penulis default.
3. Menggunakan Akun Microsoft Online: Jika Anda menggunakan akun Microsoft (Outlook.com, Hotmail, Live.com) untuk masuk ke Word, cara paling efektif untuk mengubah nama Anda adalah dengan memperbaruinya langsung di profil akun Microsoft Anda secara online.
   • Buka browser web Anda dan kunjungi account.microsoft.com.
   • Masuk dengan akun Microsoft yang Anda gunakan untuk Office.
   • Navigasikan ke bagian "Info Anda" atau "Profil".
   • Edit nama Anda di sana.
   • Setelah Anda memperbarui nama di akun Microsoft online, kembali ke Word. Mungkin Anda perlu me-restart Word atau bahkan komputer Anda agar perubahan ini sepenuhnya tersinkronisasi.

Penting: Perubahan pada pengaturan akun ini terutama memengaruhi dokumen baru. Untuk dokumen lama yang sudah memiliki penulis yang ditetapkan secara berbeda, Anda masih perlu menggunakan Metode 1 untuk mengubahnya secara spesifik.

Metode 3: Menggunakan Pengaturan Opsi Word (Menghapus Informasi Penulis Otomatis)

Jika Anda ingin mencegah Word secara otomatis mengisi nama penulis berdasarkan akun Anda, atau jika Anda ingin membersihkan informasi penulis yang ada, Anda bisa mengonfigurasi opsi Word.

Langkah-langkah:

1. Buka Dokumen Word Anda.
2. Akses Tab "File": Klik tab "File".
3. Pilih "Opsi": Di menu sebelah kiri, pilih "Opsi" (Options). Ini akan membuka jendela "Opsi Word".
4. Pilih Kategori "Tampilkan": Di jendela "Opsi Word", pilih kategori "Tampilkan" (Display) di sebelah kiri.
5. Cari Opsi "Opsi Pencetakan": Di panel kanan, cari bagian "Opsi Pencetakan" (Printing options).
6. Centang Opsi "Cetak Properti Dokumen dan Informasi File": Pastikan opsi ini tidak dicentang jika Anda tidak ingin informasi penulis (dan metadata lainnya) dicetak bersama dokumen. Namun, ini lebih ke pengaturan cetak.

Untuk mengontrol informasi penulis yang tersimpan dalam properti, kita perlu melihat di bagian lain:

1. Kembali ke "Opsi Word" (File > Opsi).
2. Pilih Kategori "Umum": Di sebelah kiri, pilih kategori "Umum" (General).
3. Cari Bagian "Informasi Pengguna": Di bagian kanan, cari area yang disebut "Informasi pengguna untuk Office" (User information for Office).
4. Ubah Bidang Nama Pengguna: Di sini Anda akan melihat bidang "Nama Pengguna" (User name). Anda dapat mengubah nama di sini. Namun, hati-hati: Mengubah nama di sini akan memengaruhi bagaimana Word menampilkan nama Anda di berbagai fitur lainnya di Office (seperti saat Anda meninggalkan komentar, atau di informasi akun). Jika Anda ingin menghapus sepenuhnya nama penulis dari properti tanpa mengubah nama di profil akun Anda, metode ini mungkin tidak sepenuhnya memuaskan karena nama di sini masih akan diambil oleh Word.

Untuk benar-benar menghapus atau mengosongkan bidang penulis secara terprogram:

• Cara Terbaik: Gunakan Metode 1 (Properti Dokumen) dan hapus isinya secara manual.
• Opsi Lanjutan (VBA): Jika Anda sering perlu melakukan ini atau ingin mengotomatiskan, Anda dapat menggunakan VBA (Visual Basic for Applications) untuk menghapus properti penulis.

Contoh Kode VBA Sederhana:

Sub HapusPenulis()
    Dim doc As Document
    Set doc = ActiveDocument

    ' Hapus properti penulis
    doc.BuiltInDocumentProperties("Author").Delete

    ' Anda juga bisa menghapus properti lain jika perlu, misalnya:
    ' doc.BuiltInDocumentProperties("Last Author").Delete

    MsgBox "Informasi penulis telah dihapus dari properti dokumen.", vbInformation
End Sub

Cara menggunakan kode VBA:

1. Tekan Alt + F11 untuk membuka editor VBA.
2. Di jendela editor, pilih Insert > Module.
3. Salin dan tempel kode di atas ke dalam modul yang baru dibuat.
4. Kembali ke dokumen Word Anda, tekan Alt + F8, pilih HapusPenulis, lalu klik Run.

Catatan: Menggunakan VBA memerlukan pemahaman dasar tentang makro dan mungkin perlu mengaktifkan makro di pengaturan keamanan Word Anda.

Tips Tambahan dan Pertimbangan

• Perbedaan antara "Penulis" dan "Penulis Terakhir": Selain "Penulis" (Author), properti dokumen juga memiliki "Penulis Terakhir" (Last Author). Ini mencerminkan pengguna terakhir yang menyimpan dokumen. Jika Anda bekerja dalam tim, mungkin bermanfaat untuk memperbarui kedua properti ini agar akurat.
• Properti Kustom: Anda juga dapat menambahkan properti kustom ke dokumen Anda untuk menyimpan informasi tambahan, seperti "Kontributor Utama", "Editor", atau "Revisor". Ini bisa dilakukan melalui jendela "Properti Dokumen" dengan memilih tab "Kustom".
• Pengaruh pada PDF: Saat Anda menyimpan dokumen Word sebagai PDF, beberapa informasi properti (termasuk penulis) seringkali akan disertakan dalam metadata PDF. Pastikan Anda telah memperbarui properti dokumen Word Anda sebelum mengonversinya ke PDF jika Anda ingin metadata yang akurat pada file PDF.
• Dokumen yang Dibagikan: Jika Anda bekerja dengan orang lain di dokumen yang disimpan di cloud (seperti OneDrive atau SharePoint), nama penulis dapat diperbarui secara otomatis berdasarkan siapa yang melakukan perubahan terakhir. Namun, properti "Penulis" awal tetap dapat diubah secara manual.
• Nama Pengguna di Komentar: Perlu diingat bahwa nama yang Anda lihat saat meninggalkan komentar di Word biasanya diambil dari pengaturan akun Office Anda, bukan hanya dari properti dokumen. Jika Anda ingin mengubah nama yang muncul di komentar, Anda perlu mengubahnya di pengaturan akun Microsoft Anda (Metode 2).

Kesimpulan

Mengelola informasi penulis di Microsoft Word adalah aspek penting dari kepemilikan dokumen, kolaborasi, dan kepatuhan terhadap standar. Dengan memahami berbagai metode yang tersedia, mulai dari penyesuaian properti dokumen yang sederhana hingga konfigurasi pengaturan akun, Anda dapat memastikan bahwa setiap dokumen mencerminkan penciptaan dan kontribusinya secara akurat.

Metode yang paling umum dan efektif untuk mengubah penulis pada dokumen tertentu adalah melalui properti dokumen (Metode 1). Untuk memastikan dokumen baru Anda memiliki nama penulis yang benar secara default, Anda perlu menyesuaikan pengaturan akun Microsoft Anda (Metode 2). Terakhir, untuk pembersihan mendalam atau otomatisasi, opsi Word dan bahkan VBA dapat menjadi alat yang ampuh.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan memiliki kontrol penuh atas informasi penulis yang tersemat dalam dokumen Microsoft Word Anda, memastikan kejelasan, akurasi, dan profesionalisme dalam setiap file yang Anda buat dan bagikan.

>