Mengubah author di word

Menguasai Jejak Digital Anda: Panduan Lengkap Mengubah Penulis di Microsoft Word

Dalam dunia digital yang serba cepat, setiap dokumen yang kita buat meninggalkan jejak. Salah satu jejak yang paling fundamental adalah informasi penulis. Baik Anda bekerja dalam tim, mengedit karya orang lain, atau sekadar ingin memperbarui kepenulisan dokumen Anda, mengetahui cara mengubah penulis di Microsoft Word adalah keterampilan penting. Artikel ini akan membawa Anda melalui seluk-beluk proses ini, menjelaskan mengapa ini penting, berbagai metode yang tersedia, dan tips praktis untuk memastikan jejak digital Anda akurat dan profesional.

Mengapa Penting untuk Mengubah Penulis di Word?

Informasi penulis dalam sebuah dokumen Word bukan sekadar metadata sepele. Ia memiliki implikasi yang lebih luas:

Kredibilitas dan Akuntabilitas: Menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas konten dokumen. Dalam lingkungan profesional, ini penting untuk akuntabilitas dan atribusi yang tepat. Jika Anda memperbaiki atau memodifikasi dokumen secara signifikan, mencerminkan kontribusi Anda sebagai penulis adalah langkah yang adil.
Manajemen Dokumen: Dalam organisasi besar, melacak siapa yang membuat atau terakhir mengedit dokumen bisa menjadi krusial untuk pembaruan, pemeliharaan, dan pelacakan riwayat revisi.
Hak Cipta dan Kepemilikan: Meskipun secara otomatis tidak mentransfer hak cipta, informasi penulis dapat menjadi bukti awal kepemilikan.
Profesionalisme: Mengirimkan dokumen dengan informasi penulis yang salah atau usang dapat terlihat ceroboh dan tidak profesional.
Kolaborasi yang Efektif: Ketika beberapa orang berkontribusi pada sebuah dokumen, penting untuk mengidentifikasi kontributor utama dan penulis akhir dengan benar.

Memahami Di Mana Informasi Penulis Disimpan

Sebelum kita menyelami cara mengubahnya, penting untuk memahami di mana Microsoft Word menyimpan informasi penulis. Ada beberapa tempat utama:

Properti Dokumen (Metadata): Ini adalah tempat paling umum dan paling mudah diakses untuk mengubah informasi penulis. Properti ini mencakup judul, subjudul, tag, komentar, dan tentu saja, penulis.
Informasi Pengguna (Opsi Word): Word mengaitkan informasi penulis dengan akun pengguna Anda di komputer. Informasi ini digunakan secara default saat membuat dokumen baru.
Otor/Pengarang pada Revisi (Track Changes): Jika Anda menggunakan fitur "Track Changes" di Word, setiap perubahan yang Anda buat akan dilabeli dengan nama pengguna Anda saat itu. Mengubah informasi penulis di properti dokumen tidak secara otomatis mengubah nama yang muncul di riwayat "Track Changes" yang sudah ada.

Metode 1: Mengubah Penulis Melalui Properti Dokumen (Cara Paling Umum)

Ini adalah metode yang paling sering digunakan dan direkomendasikan untuk memperbarui informasi penulis.

Langkah-langkah untuk Pengguna Microsoft Word Versi Terbaru (Office 365, 2019, 2016):

Buka Dokumen Anda: Jalankan Microsoft Word dan buka file dokumen yang ingin Anda ubah informasi penulisnya.
Akses Informasi File: Klik tab File di sudut kiri atas layar.
Pilih "Info": Di menu sebelah kiri, klik Info.
Temukan Bagian "Properties": Di sisi kanan layar, Anda akan melihat bagian yang disebut "Properties". Di bawahnya, akan ada beberapa opsi seperti "Size", "Pages", "Words", dan yang terpenting, "Author".
Edit Nama Penulis: Klik pada nama penulis yang tertera di bawah "Properties". Anda akan melihat kotak teks muncul, memungkinkan Anda untuk mengedit atau menghapus nama tersebut dan menggantinya dengan nama yang baru.
Tekan Enter atau Klik di Luar Kotak: Setelah selesai mengetik nama baru, tekan tombol Enter pada keyboard Anda atau klik di area lain di layar untuk menyimpan perubahan.
Simpan Dokumen: Penting untuk menyimpan dokumen Anda agar perubahan ini permanen. Klik File > Save atau gunakan shortcut Ctrl+S (Windows) / Cmd+S (Mac).

Langkah-langkah untuk Pengguna Microsoft Word Versi Lama (2013, 2010):

Prosesnya sedikit berbeda namun tetap mudah:

Buka Dokumen Anda: Buka file Word yang ingin Anda edit.
Akses "Backstage View": Klik tab File.
Pilih "Properties": Di menu sebelah kiri, cari dan klik Properties.
Buka "Advanced Properties": Di bagian bawah jendela properti yang muncul, Anda akan melihat opsi Advanced Properties. Klik opsi ini.
Tab "General": Sebuah jendela baru bernama "Properties" akan muncul. Pastikan Anda berada di tab General.
Ubah Kolom "Author": Cari kolom berlabel Author. Hapus nama yang ada dan masukkan nama penulis yang baru.
Klik "OK": Setelah selesai, klik tombol OK untuk menutup jendela "Properties".
Simpan Dokumen: Pastikan untuk menyimpan dokumen Anda.

Metode 2: Mengubah Informasi Pengguna Global (Mempengaruhi Dokumen Baru)

Informasi penulis yang Anda lihat di properti dokumen sering kali berasal dari pengaturan pengguna di akun Microsoft Anda atau pengaturan di komputer Anda. Mengubahnya di sini akan memengaruhi dokumen baru yang Anda buat di masa mendatang. Namun, ini tidak akan mengubah nama penulis pada dokumen yang sudah ada kecuali Anda secara manual mengubah properti dokumen seperti yang dijelaskan di Metode 1.

Langkah-langkah untuk Pengguna Windows:

Buka Microsoft Word: Jalankan aplikasi Word.
Akses Opsi Word: Klik tab File, lalu pilih Options (biasanya di bagian bawah menu sebelah kiri).
Pilih "General": Di jendela "Word Options", klik General di menu sebelah kiri.
Temukan Bagian "Personalize your copy of Microsoft Office": Di bagian kanan, Anda akan melihat area ini.
Ubah "User name" dan "Initials": Di sinilah Anda dapat mengubah "User name" (yang sering menjadi penulis default) dan "Initials" Anda. Masukkan nama dan inisial yang baru.
Klik "OK": Klik OK untuk menyimpan perubahan.

Langkah-langkah untuk Pengguna Mac:

Buka Microsoft Word: Jalankan aplikasi Word.
Akses Preferences: Klik menu Word di bilah menu atas, lalu pilih Preferences.
Pilih "General": Di jendela "Word Preferences", klik General.
Ubah "User name" dan "Initials": Anda akan menemukan kolom untuk "User name" dan "Initials". Masukkan informasi yang diinginkan.
Tutup Jendela: Tutup jendela "Preferences" untuk menyimpan perubahan.

Penting untuk diingat: Mengubah pengaturan pengguna ini akan memengaruhi dokumen baru yang Anda buat setelah perubahan ini dilakukan. Untuk dokumen yang sudah ada, Anda masih perlu menggunakan Metode 1.

Metode 3: Mengelola Nama di Fitur "Track Changes"

Jika Anda telah menggunakan fitur "Track Changes" dan nama penulis yang muncul di riwayat revisi salah, ini adalah situasi yang sedikit berbeda. Nama yang muncul di "Track Changes" biasanya terikat pada nama pengguna yang aktif di komputer saat perubahan dibuat.

Untuk Perubahan yang Akan Datang: Pastikan nama pengguna yang benar sudah diatur di Opsi Word (seperti dijelaskan di Metode 2) sebelum Anda mulai melacak perubahan.
Untuk Perubahan yang Sudah Ada: Sayangnya, Microsoft Word tidak menyediakan cara langsung dan mudah untuk mengubah nama penulis pada revisi "Track Changes" yang sudah ada setelah perubahan tersebut dicatat. Ini karena nama tersebut disematkan sebagai bagian dari data revisi.
- Solusi Alternatif (dengan Kehati-hatian):
  - Mematikan dan Menghidupkan Ulang Track Changes: Anda bisa mematikan "Track Changes", lalu menghidupkannya kembali. Namun, ini akan membuat jejak baru dengan nama penulis yang benar dan menghilangkan riwayat revisi lama dengan nama yang salah. Ini mungkin tidak ideal jika Anda perlu mempertahankan riwayat revisi lengkap.
  - Salin dan Tempel (dengan Hati-hati): Anda bisa menyalin seluruh konten dokumen, lalu membuat dokumen baru dan menempelkan isinya. Pastikan nama pengguna Anda sudah benar diatur sebelum Anda menempelkan dan menyimpan dokumen baru ini. Perhatikan bahwa ini akan menghapus semua metadata asli, termasuk properti dokumen lainnya.
  - Menggunakan Fitur "Compare and Combine": Untuk kasus yang lebih kompleks, Anda bisa menggunakan fitur "Compare and Combine" untuk membandingkan versi lama dengan versi yang sudah diperbaiki, namun ini lebih ditujukan untuk menggabungkan revisi dari beberapa orang, bukan sekadar mengubah nama penulis.

Tips Tambahan dan Pertimbangan Penting

Periksa Dokumen yang Diterima: Jika Anda menerima dokumen dari orang lain dan ingin mengubah informasinya, selalu gunakan Metode 1 untuk memperbarui properti dokumen.
Gunakan Nama yang Konsisten: Pastikan nama yang Anda gunakan konsisten di seluruh dokumen dan platform.
Pahami Implikasi Perubahan: Jika Anda mengubah penulis pada dokumen yang dibuat oleh orang lain, pastikan Anda memiliki izin atau alasan yang jelas untuk melakukannya. Dalam konteks profesional, ini bisa menjadi isu etika.
Metadata Tersembunyi: Perlu diingat bahwa selain nama penulis, ada metadata lain dalam dokumen Word (seperti tanggal pembuatan, tanggal modifikasi terakhir, nama komputer). Properti dokumen (Metode 1) adalah tempat utama untuk mengelola ini.
Dokumen Bersama (SharePoint/OneDrive): Jika Anda bekerja dengan dokumen yang disimpan di SharePoint atau OneDrive, informasi penulis mungkin juga disinkronkan dengan akun Microsoft Anda yang terhubung ke layanan tersebut. Pastikan akun yang Anda gunakan untuk mengakses dan mengedit dokumen sudah memiliki informasi penulis yang benar.
Format File yang Berbeda: Metode ini sebagian besar berlaku untuk file .docx (format modern Word). Jika Anda bekerja dengan format file yang lebih lama seperti .doc, opsi properti mungkin sedikit berbeda, tetapi prinsipnya tetap sama.

Kesimpulan

Mengubah informasi penulis di Microsoft Word adalah tugas yang sederhana namun krusial untuk menjaga kredibilitas dan profesionalisme dokumen Anda. Dengan memahami perbedaan antara properti dokumen dan pengaturan pengguna, Anda dapat dengan efektif mengelola jejak digital Anda. Baik Anda sedang mengedit dokumen pribadi, berkolaborasi dalam proyek tim, atau sekadar memastikan setiap detail kecil sudah benar, menguasai cara mengubah penulis di Word adalah keterampilan yang akan sangat bermanfaat. Selalu ingat untuk menyimpan perubahan Anda dan periksa kembali properti dokumen untuk memastikan semuanya akurat sebelum membagikannya. Dengan panduan ini, Anda kini siap untuk mengontrol siapa yang tertera sebagai pencipta dan pengelola dokumen Anda.